LAS CUENTAS, CLASIFICACION Y REGISTROS CONTABLES

1. CONCEPTO Y SU NATURALEZA

1.1  CONCEPTO

Es una herramienta básica de la contabilidad, empleada para el registro detallado de los cambios que han ocurrido en la actividad económica.

 

La cuenta es el .elemento que permite llevar a cabo el proceso de los hechos económicos y su presentación ordenada en los Estados Financieros. La cuenta es en esencia un elemento del sistema contable donde se anotan en forma clara, ordenada y comprensible los aumentos y las disminuciones que sufren los recursos de la empresa y que las distintas transacciones y operaciones ocasionan sobre los elementos básicos de la contabilidad (Activos, Pasivos, Patrimonio, ingresos y gastos).

 FORMATO DE CUENTA “T” O ESQUEMA DE MAYOR

En este esquema, se personaliza la cuenta pues cada una debe poseer un nombre, el cual va situado en la parte superior cubriendo los brazos que conforman la T, la columna situada a la izquierda se denomina DEBE y la de la derecha HABER y el registro en la columna del DEBE se conjuga como debitar o cargar y la afectación en la columna del HABER se conjuga como acreditar o abonar. Esta representación de la cuenta en esquema de mayor, se puede ejemplarizar de la siguiente manera:

Débito o debitar, cargo o cargar, tiene como significado registrar una cantidad en la parte izquierda de la cuenta o columna DEBE; Crédito o acreditar, abono o abonar, tiene como significado registrar una cantidad en la parte derecha de la cuenta o columna HABER

MOVIMIENTO DE LA CUENTA

La suma de los valores registrados en la columna izquierda (HABER) o valores acreditados y la suma de los valores registrados en la columna derecha (DEBE) o valores debitados constituye lo que se denomina movimiento.

La suma de los cargos o débitos de una cuenta se denomina movimiento deudor, igualmente la suma de los abonos o créditos de una cuenta es el movimiento acreedor

SALDO DE LA CUENTA

En forma simple el saldo de una cuenta es la diferencia entre los movimientos deudor y acreedor en otras palabras es el valor residual de la cuenta después de un movimiento. Dado que existen dos tipos de movimientos también existirán dos clases de saldos: saldo deudor y saldo acreedor.

Las cuentas cuyo valor residual o saldo se acumula en la columna del DEBE, se conocen como cuentas de naturaleza DEUDORAS, siendo estas todas las que representan un recurso o un egreso para la empresa; así mismo, las cuentas cuyo saldo se acumula en la columna HABER, se denominan cuentas de naturaleza ACREEDORAS y son las que representan una obligación o un ingreso para la empresa.

SALDO DEUROR

Para obtener el valor residual de la cuenta o saldo se utiliza el siguiente método:

Se totalizan los valores registrados en las columnas del DEBE y del HABER o sea los movimientos deudor y acreedor. En las cuentas de naturaleza débito, lógicamente la columna DEBE será mayor que la del HABER, lo cual representará un desequilibrio que es necesario restablecer, colocando una cantidad en la columna HABER de tal manera que esta se iguale a la columna del DEBE, la cantidad que restablece el equilibrio es el balance de la cuenta y será el valor residual que queda después de las operaciones relacionadas con la misma o saldo. Cuando no existen registros en la columna del HABER, entonces el saldo es el total que arroja la columna del DEBE. Al totalizar las dos columnas y obtener el equilibrio, se debe trazar una línea doble que indica que las cantidades subrayadas por esta doble línea no cuentan para cálculos posteriores.

SALDO ACREEDOR

El procedimiento es el mismo para las cuentas de naturaleza deudoras, se totalizan los valores registrados en las columnas del DEBE y HABER, la columna HABER, será mayor que la del DEBE lo cual representará un desequilibrio que también es necesario restablecer, colocando una cantidad en la columna DEBE de tal manera que esta se iguale a la columna del HABER, igualmente la cantidad restablecedora del equilibrio es el balance de la cuenta y será el valor residual que queda después de las operaciones relacionadas con la misma o saldo. Cuando no existen registros en la columna del DEBE, entonces el saldo es el total que arroja la columna del HABER.

CUENTA SALDADA

Una cuenta se salda o cierra cuando la sumatoria de los valores registrados en la columna DEBE es igual a la sumatoria de los valores registrados en la columna HABER. En este caso no existe desequilibrio, es decir, no hay cantidad restablecedora del equilibrio, no hay saldo.

1.2  PARTES DE LA CUENTA

Ä  Titulo, encabezado o nombre

Ä  Número de la cuenta o código

Ä  Columna de la fecha

Ä  Columna para cargos o debe

Ä  Columna para abonos o haber

Ä  Saldo de la cuenta

EJEMPLO

CUENTA: EFECTIVO                                                                                    N°1101

FECHA	CONCEPTO	DEBE	HABER	SALDO
15/12/03	Saldo Inicial	500		500
16/12/03	Salida		250	250
17/12/03	Salida		150	100
28/12/03	Entrada	100		200
29/12/03	Entrada	80		280

1.3  NATURALEZA DEL SALDO DE LAS CUENTAS

CUENTAS		NATURALEZA DEL SALDO	AUMENTA CON LOS	DISMINUYE CON LOS
Activo		Deudor	Cargo o Débitos	Abonos o Créditos
Pasivo		Acreedor	Abonos o Créditos	Cargos o Débitos
Patrimonio Neto		Acreedor	Abonos o Créditos	Cargos o Débitos
Ingresos		Acreedor	Abonos o Créditos	Cargos o Débitos
Gastos		Deudor	Cargos o Débitos	Abonos o Créditos

CLASIFICACION DE LAS CUENTAS

• Cuentas de Balance
• Cuentas de Resultado
• Cuentas de Orden
• Cuentas Liquidadoras

ESTADO FINANCIERO	CUENTA	AUMENTO		DISMINUCION		SALDO
		DEBE	HABER	DEBE	HABER
BALANCE SITUACION GENERAL	ACTIVO	X			X	DEUDOR
	PASIVO		X	X		ACREEDOR
	CAPITAL		X	X		ACREEDOR
ESTADO DE RESULTADO	INGRESOS		X	X		ACREEDOR
	GASTOS	X			X	DEUDOR

CUENTAS REALES O DE BALANCE

Son aquellas que representan los recursos y las obligaciones que en un momento dado tiene la empresa o negocio (a una fecha dada), entendiendo por recursos todos aquellos bienes que tiene la empresa y que le permiten desarrollar su objeto social, es decir, la producción de bienes o servicios.

Estas cuentas son las que conforman el estado financiero de propósito general, denominado Balance General o Estado de Posición Financiera porque muestra lo que la empresa tiene o debe en un momento determinado, es decir muestran los primeros 3 elementos básicos de la contabilidad (Activo, Pasivo y Patrimonio Neto) que constituyen la “Ecuación Contable”.

CUENTAS NOMINALES O DE RESULTADO

Son aquellas cuentas que representan los ingresos y los egresos producto de las operaciones que la empresa ha tenido entre un periodo determinado comprendido entre dos fechas. Estas cuentas tienen un carácter transitorio o temporal, su duración es la misma del periodo contable. Las cuentas de resultado nacen o se originan a partir del 1º de enero de cada año y se deben cancelar obligatoriamente al 31 de diciembre. Este grupo de cuentas conforma el Estado Financiero denominado Estado de Resultados. Las cuentas de resultado representan una utilidad (Ingreso) o una pérdida (Egreso) para la empresa originada en el desarrollo del objeto social de la misma.

CUENTAS LIQUIDADORAS O DE CIERRE

Son aquellas  que se emplean para cerrar las cuentas de resultado al final de cada periodo contable, tal como PÉRDIDAS Y GANANCIAS

Esta cuenta servirá para establecer los resultados obtenidos por la empresa durante un período contable y registrará la liquidación de todas las cuentas de ingresos, costos y gastos que el negocio  haya realizado durante el ejercicio contable.

Su saldo previo a la liquidación, reflejará la actividad o pérdida obtenida.

Se carga: con los saldos de cada una de las cuentas de resultado deudoras y acreedoras, si el saldo es deudor, significa que ha habido pérdidas y su saldo se trasladara a la cuenta déficit.

CUENTAS DE ORDEN

Son aquellas cuentas que representan valores que no pertenecen a la empresa, ni son obligaciones de la misma, pero que pueden en un futuro representar un recurso o una obligación para el ente económico y por lo tanto deben ser registradas y reveladas en los Estados Financieros por control. Estas cuentas controlan los hechos económicos que no afectan los recursos del ente (Activos), sus obligaciones externas o internas (Pasivo y Patrimonio), pero que las operaciones que las generan representan algún tipo de responsabilidad para la empresa o pueden en el futuro convertirse en un recurso o una obligación para ella. Pueden ser de naturaleza deudora o acreedora. También se denominan Cuentas de Memorando.

Las Cuentas de Orden se presentan dentro del Estado de Posición Financiera o Balance General, sin formar parte de él. Su ubicación es al pie del mismo, después de las sumas iguales, las de naturaleza deudora debajo del total del activo y las de naturaleza acreedora debajo del total de Pasivo  y  Patrimonio.  Estas  cuentas  tienen  como  característica  de que no requieren de la partida

doble, por ser una anotación de control, pero para ser coherentes con este paradigma, se utiliza la

partida doble registrando dos cuentas que llevan las misma denominación pero se diferencian porque a una de ellas se le adiciona el sufijo "por” contra.

Los nombres de las Cuentas de Orden deben debe proporcionar una idea clara y precisa de lo que registran para que sea fácil su interpretación estableciéndose en pares, donde una es deudora y otra acreedora.

Las cuentas son clasificadas dependiendo de su liquidez en corriente y no corriente en el Balance General y los elementos relacionados directamente con la medida de la situación financiera son los activos, los pasivos y el patrimonio neto. Se definen como sigue:

Ä  Un activo es un recurso controlado por la empresa como resultado de sucesos pasados, del que la empresa espera obtener, en el futuro, beneficios económicos.

Ä  Un pasivo es una obligación actual de la empresa, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la empresa espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.

Ä  Patrimonio neto es la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos.

El Estado de Resultado cuenta con los siguientes elementos:

Ä  Ingresos son los incrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo contable, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como decrementos de las obligaciones, que dan como resultado aumentos del patrimonio neto, y no están relacionados con las aportaciones de los propietarios a este patrimonio.

Ä  Gastos son los decrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo contable, en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien como surgimiento de obligaciones, que dan como resultado decrementos en el patrimonio neto, y no están relacionados con las distribuciones realizadas a los propietarios de este patrimonio.[2]

1.4  PARTIDA DOBLE

Se refiere a que toda transacción va a ser la causa de dos efectos en la situación financiera de la empresa, sin alterar el equilibrio de la ecuación contable.

1.5  REGLAS DEL CARGO Y EL ABONO

1ª. REGLA

A TODO CARGO CORRESPONDE UN ABONO

Ejemplo:

__ACTIVO____             ___PASIVO____            ____CAPITAL___

cargo                                                 abono                        abono

2ª. REGLA

A UN CARGO PUEDEN CORRESPONDER VARIOS ABONOS

Ejemplo:

Compramos mercaderías por $10.000 de las cuales pagamos $5.000 en efectivo y el resto al crédito.

3ª. REGLA

A VARIOS CARGOS, CORRESPONDE UN ABONO

Ejemplo:

1-        Compramos mercadería pagando con cheque por $10.000 más IVA.

4ª. REGLA

A VARIOS CARGOS CORRESPONDEN VARIOS ABONOS

1-        Compramos mercadería por $15.000 más IVA, pagando $5,000 mas IVA en efectivo y por el resto firmamos documentos.

CRITERIOS PARA LA APLICACIÓN DE LA PARTIDA DOBLE

AUMENTO Y DISMINUCION DE ACTIVO             A

A         Compras de cualquier bien al contado

B         Préstamos que concede la empresa

C         Cambio de forma de los créditos concedidos por la empresa.

1-        El 01/02/2010 se compra mercadería por $10.000 mas IVA en efectivo.

2º.-CRITERIO DE APLICACION

AUMENTO DE ACTIVO Y AUMENTO DE PASIVO            A                   P

A-       Compra de un bien al crédito

B-       Créditos obtenidos por la empresa

1-         La Empresa obtiene un préstamo el 15/02/2010 por $100.000 con el banco Agrícola, el cual nos lo depositan a nuestra cuenta corriente, cobrándonos una comisión del 1.5% del monto.

3er. CRITERIO DE APLICACIÓN

 

AUMENTO DE ACTIVO Y AUMENTO DE CAPITAL    A                C

A         Aporte de los propietarios

B         Revaluación de un activo

1-        La empresa “A” acepta un nuevo accionista aportando $ 200,000 en efectivo el cual es depositado en nuestra cuenta corriente del banco HSBC.

2-         

4to. CRITERIO DE APLICACION

 

AUMENTO Y DISMINUCION DEL PASIVO                 P

1-        Refinanciamiento o ampliación del plazo de pago

2-    Cambiamos un pasivo por otro; cuando alguien no puede pagar, ampliamos el plazo.

1-           El saldo de los proveedores es de $ 25.000, que está vencido, por lo cual se firma una letra de cambio para ampliar el plazo de pago.

                       

5T0. CRITERIO DE APLICACIÓN

 

DISMINUCION DE ACTIVO Y DE PASIVO                A           P

-          Pago de deuda

-          Devolución de un bien adquirido al crédito

1-        El saldo de la planilla por pagar es de $35.000, haciendo el pago en efectivo.

6to. CRITERIO DE APLICACION

 

DISMINUCION DE PASIVO Y AUMENTO DE CAPITAL              P           C

A-       capitalización de una deuda por falta de pago

B-       descuento por pronto pago

1-        Si NO Hay acuerdo del acreedor no se puede dar

2-        Se contabiliza como un egreso

3-        Disminuye la deuda porque nos hacen un descuento y aumenta el capital.

1-         Se pagan a los proveedores el saldo de la cuenta por $10.000, antes de su vencimiento; por lo que descuentan $500.00.

7mo. CRITERIO DE APLICACIÓN

 

AUMENTO  Y DISMINUCION DE CAPITAL      C

-          Capitalización de un renglón del capital

Reserva:

Monto que se disminuye (quita) al capital

Reserva Laboral:

Monto que se le disminuye (quita) a las planillas de empleados.

1-      Los accionistas acuerdan capitalizar las utilidades del período anterior siendo su saldo de $200.000, la asamblea de accionistas acuerda capitalizarlos.

8° DISMINUCION DE UN ACTIVO Y DISMINUCION DE CAPITAL

A-       Retiro de uno de los propietarios entregándole un aporte en efectivo

B-       Pago de un gasto (efectivo)

1-         El Socio “A” se retira de la empresa siendo su aporte de capital social de $300.000 y el derecho a utilidades de períodos anteriores de $175.000 (pago en efectivo).

9º. CRITERIO DE APLICACIÓN

 

DISMINUCION DE CAPITAL Y AUMENTO DE PASIVO   C     P

A-       Retiro de un propietario quedando pendiente su pago

B-       Provisión de un gasto

C-       Distribución de utilidades quedando pendiente su pago

1-            Se retira un accionista, siendo su capital aportado $300.000 que ha generado, $175.000 de utilidades, quedando pendiente su pago.

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[1] Fornos Gómez, Manuel de Jesús

   Contabilidad Financiera I una introducción

   Primera Edición

[2] Norma Internacional de Contabilidad

  Marco Conceptual