Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.
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viernes, 27 de marzo de 2015
Organigrama y Manuales Administrativos
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.
DISEÑO ORGANIZACIONAL
UNIDAD II
DISEÑO
ORGANIZACIONAL
ORGANIZACIÓN
DEFINICION
ESTRUCTURA JERARQUICA DE UNIDADES
ADMINISTRATIVAS Y PERSONAS, CON DIFERENTES FUNCIONES DE AUTORIDAD Y
RESPONSABILIDAD, INTERRELACIONADOS ENTRE SI, PARA ALCANZAR METAS Y OBJETIVOS
COMUNES DE LA ORGANIZACION O EMPRESA
“ES LA
ESTRUCTURA DE LOS PUESTOS QUE SE ESTIMAN NECESARIOS EN LA PLANEACION, MOSTRANDO
LA RELACION DE DEPENDENCIA Y JERARQUIA ENTRE LOS MISMOS
”
DISEÑO
ORGANIZACIONAL
Son decisiones y
acciones de la Administración que generan una estructura Organizacional
específica
Diseño Organizacional será para nosotros la creación de funciones,
procesos, procedimientos y relaciones formales en una organización
La Estructura
Organizacional abarca una lista de las distintas posiciones de trabajo, títulos
y obligaciones de una empresa,
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
Es el Patrón de
Puestos y grupos de Puestos que existen en una organización, es causa
importante de la conducta Individual y de los Grupos y Equipos
Dividir las
tareas generales en otras pequeñas y especificas
Se establecen
las bases para agrupar cada Puesto
Se establece el
grupo adecuado que reporta a cada Superior
Los Gerentes
distribuyen autoridad y responsabilidad a los Subalternos para tomar Decisiones
__________________________________________________________
TIPOS DE
ORGANIZACIONES
ORGANIZACIÓN
FORMAL
Es aquella que
tiene una estructura definida, conjunto de interacciones sociales, coordinadas
que tienen un propósito común
Características
El trabajador
puede especializarse
Sistema de
incentivos que induce a trabajar en grupo
Sistema de
autoridad que subordina al trabajador a aceptar decisiones Gerenciales
ORGANIZACIÓN
LINEAL
(Henry Fayol)
La organización
formal fue muy enfatizada por la Escuela Clásica de la Administración
Pero mientras para Taylor y sus seguidores la
organización debe basarse en la división del trabajo y, por consiguiente, en la
especialización del obrero; para Fayol y la escuela anatómica, la organización
debe preservar su totalidad, su integridad global
Se pueden
distinguir tres tipos tradicionales de organización:
________________________________________________________
Organización
Lineal, Funcional y Staff
Organización Lineal
Este tipo de
organización fue muy defendido por Fayol ya que veía en él la estructura ideal
para las organizaciones de su época
Se trata de una
organización en la que entre el superior y los subordinados existen líneas
directas y únicas de autoridad y de responsabilidad
Es una organización simple y de conformación
piramidal en la que cada jefe recibe y transmite todo lo que sucede en su área,
puesto que las líneas de comunicación se establecen con rigidez
Da lugar a un organigrama forma piramidal
tradicional
Fayol se
interesó por la llamada organización lineal y centralizada, uno de los tipos
más simples de organización, la cual se basa en los principios de:
Unidad de mando
o supervisión única: cada individuo tiene un jefe único y exclusivo
Unidad de Dirección:
todos los planes
deben integrarse en planes mayores que conduzcan a los objetivos de la
organización
Centralización
de la Autoridad:
la
autoridad máxima de una organización debe estar concentrada en su cima
________________________________________________________
Cadena Escalar:
la
autoridad debe estar jerarquizada, es decir, dispuesta en niveles jerárquicos,
de manera que un nivel inferior debe estar siempre subordinado al nivel
inmediatamente superior (autoridad de mando)
Este tipo de
organización presenta una forma claramente piramidal
En ella los órganos que la conforman siguen
con fidelidad el Principio de Autoridad de Mando
Para que los órganos de línea puedan dedicarse
en exclusiva a sus actividades específicas, se recurre a otros órganos
encargados de la prestación de servicios ajenos a las actividades de los
primeros
________________________________________________________
Organización de
Staff, Asesoría y Apoyo
Ofrecen servicios,
consejos, recomendaciones, asesoría y consultoría a los órganos de línea cuando
éstos no están en condiciones de proveerse por sí mismos
Los órganos de staff no se rigen por
el principio escalar ni poseen autoridad de mando en relación con los órganos de
línea; su autoridad, llamada de staff, sólo es autoridad de
especialista y no de mando
Ejemplos de
Autoridad de STAFF O ASESORIA, las Aéreas: Legales, Auditorias, de Recursos
Humanos, otras
________________________________________________________
ORGANIZACIÓN
FUNCIONAL
ORGANIZACIÓN
FUNCIONAL O DE TAYLOR
Su creador fue
Frederick Taylor, quien observó que la organización lineal no propiciaba la
especialización; propuso que el trabajo del supervisor se dividiera entre ocho
especialistas, uno por cada actividad principal, y que los ocho tuvieran
autoridad, cada uno en su propio campo, sobre la totalidad del personal que
realizaba labores relacionadas con su función
La organización funcional consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada nombre, desde el gerente hasta el obrero,
________________________________________________________
Ejecute el menor
número posible de funciones
Ventajas:
a) Mayor especialización
b) Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona
c) La división del trabajo es planeada y no incidental
d) El trabajo manual se separa del trabajo intelectual
e) Disminuye la presión sobre un solo jefe por el número de especialistas con que cuenta la organización
Desventajas:
a) Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las órdenes
b) Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusión y conflictos
c) La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre los jefes
ORGANIZACIÓN
INFORMAL
Carece de
estructura, interacciones sociales que no tienen propósitos comunes para la
empresa, aquí están
Grupos de amigos, compañeros, no siguen una
filosofía de autoridad y responsabilidad
La organización
informal es la estructura social que regula la forma de trabajar dentro de una
organización en la práctica
Es el conjunto de comportamientos, interacciones,
normas, relaciones personales y profesionales a través del cual el trabajo se
hace y se construyen las relaciones entre las personas que comparten una
organización común
Se compone de un conjunto dinámico de
relaciones personales, las redes sociales, comunidades de interés común, y las
fuentes de motivación emocional
La organización informal se desarrolla
________________________________________________________
Orgánicamente y
de manera espontánea en respuesta a cambios en el entorno de trabajo, el flujo
de personas, y la compleja dinámica social de sus miembros
Entendido de
manera eficaz, la organización informal complementa las estructuras más
explícitas, los planes y procesos de la organización formal: se pueden acelerar
y mejorar las respuestas a acontecimientos imprevistos, fomentar la innovación,
permiten a las personas resolver problemas que requieren de colaboración
La naturaleza de
la organización informal se hace más clara cuando sus características clave se
yuxtaponen con los de la organización formal
Ejemplo de
grupos Informales: Grupos de amigos con interese comunes, reunión para una
excursión, ir al cine, otros
________________________________________________________
ORGANIGRAMA
Es la representación gráfica de la estructura
Orgánica de una Organización o de una de sus áreas administrativas, en las que
se muestran las relaciones que guardan entre sí las unidades, departamentos y
secciones que la conforma
Es llamado
también “Carta de Organización de la Empresa”
Aquí se describen los Puestos, Funciones, Niveles de autoridad y responsabilidad,
Delegación de Autoridad y Mando, en una
Organización
Sus elementos son: LINEAS Y RECTANGULOS
ESTRUCTURA DE UN
ORGANIGRAMA
________________________________________________________
PRINCIPIOS DE LA
ORGANIZACIÓN
DEPARTAMENTALIZACION
Es el
agrupamiento de funciones dentro de la estructura de una empresa
Depende del tipo de actividades a desarrollar
de sus objetivos finales y de las relaciones de cada departamento con las metas
totales de la empresa
La división de actividades deben ser grupos
homogéneos
“ES LA DIVISION
DEL TRABAJO, EN LA CUAL SE OBTIENE MAYOR EFICIENCIA Y DESTREZA
”
JERARQUIZACION
ESCALA DE JEFES
Y RANGOS, AUTORIDAD SUPERIOR HASTA NIVELES INFERIORES
UNIDAD DE MANDO
UN SUBALTERNO NO
PUEDE RECIBIR ORDENES DE DOS JEFES SOBRE UNA MISMA ACTIVIDAD, PORQUE
GENERA LA DUALIDAD DE MANDO
AQUÍ APARECE:
RADIO DE
CONTROL,
DELEGACION DE
AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
, LA
COMUNICACIÓN
EL LIDERAZGO
________________________________________________________
Niveles
jerárquicos
|
En toda
estructura organizacional conviven dos criterios que se utilizan para
dividirla, organizarla y comprender mejor las relaciones laborales entre sus
miembros
Estos
criterios son la División Vertical y la División Horizontal
El criterio de División Vertical
Refiere a la
cantidad de niveles jerárquicos que tiene una organización
En las
organizaciones formales existe una división en escalas de mando que
otorgan autoridad a las personas que se designan en los niveles
superiores para planear, organizar, integrar, dirigir y controlar las
actividades que realizan las personas que tienen a su cargo
La
autoridad
Es el derecho
que tiene el que ocupa la función de “dar órdenes y el poder de exigir
obediencia en la ejecución de determinadas tareas”
Es decir le confiere a una persona la
capacidad administrativa de dirigir y coordinar las tareas de sus
subordinados en la consecución de los objetivos organizacionales
La jerarquía
Está
dada por la posición formal en que una persona se encuentra autorizada para
dar órdenes a otras personas
Ejemplo: Gerente, Subgerente, Jefe
El criterio de División Horizontal
Indica
la variedad y los tipos de departamentos en que se distribuyen las funciones
definidas
La
Especialización horizontal
Ocurre cuando
se observa la necesidad de aumentar la eficiencia y calidad del trabajo en sí
mismo
Se hace a costa de mayor cantidad de órganos
especializados en el mismo nivel jerárquico
Se denomina proceso funcional y se produce
un crecimiento horizontal, denominado Departamentalización
|
________________________________________________________
MANDO
Es la puesta en marcha de la autoridad para requerir acción de los subalternos inmediatos
Es la función de poner en acción la Autoridad
Mando
Administrativo
Es una función privativa de la administración
Su propósito es transmitir a otros las
decisiones, cuando la administración requiere la ejecución de una tarea o la
adopción de un comportamiento especifico
Áreas
administrativas de Decisión y de Mando
Son procesos integrados por muchas decisiones y ordenes que ocurran en el tiempo
ELEMENTOS DEL
MANDO
Formas de
mando
Ordenes
Instrucciones
Asignaciones
________________________________________________________
La Autoridad en
la Empresa
Se puede definir
la autoridad en una empresa como "la facultad de mandar y la
obligación correlativa de ser obedecido por otros"
Una definición más completa sería "la
facultad para tomar decisiones que produzcan efectos"
Tipos de
autoridad
Suelen
distinguirse cuatro tipos diversos: los dos primeros, de índole jurídica,
forman el poder o la autoridad propiamente dicha; los dos últimos forman más
bien la autoridad moral que dan el prestigio, los conocimientos, etc
, y son
complementos que deben darse en cualquiera de los dos básicos
Jurídica (se
impone por obligación)
Esta se clasifica en: Formal, que a su vez se
clasifica en a) Lineal y b) Funcional
Moral (se impone por convencimiento), la cual
se clasifica en: Técnica y Personal
Delegación
La definición de delegación es dar de una persona a otra la jurisdicción que tiene por su oficio para que haga unas tareas o conferirle su representación
Otra posible dirección sería el proceso que nos permite conferir a un colaborador el encargo de realizar una tarea, concediéndole la autoridad y libertad necesarias, pero conservando siempre la responsabilidad final por el resultado
La delegación
implica al mismo tiempo la obligación de rendición de cuentas al superior de
las tareas que han sido delegadas
________________________________________________________
Elementos
Importantes para la Dirección
Motivación
La motivación es
la necesidad o impulso interno de un individuo, que lo mueve hacia la
realización de sus labores, consciente de que está obteniendo beneficios
personales y al mismo tiempo esta contribuyendo al bienestar de su familia, la
comunidad, así como al logro de los objetivos de la empresa
Comunicación
Una buena
comunicación, es el intercambio de pensamientos, información, hechos, ideas,
opiniones o emociones entre dos o más personas, para lograr confianza y
entendimiento mutuo y/o buenas relaciones humanas
Liderazgo
Liderazgo es la
relación en la cual una persona (el líder), influye en otros (los empleados),
para trabajar voluntariamente y con buena disposición en las tareas, necesarias
para alcanzar los objetivos deseados por el líder y/o el grupo
Por lo tanto, el líder debe ser una persona
que infunda respeto, seguridad, admiración y deseo de trabajar
Centralización y Descentralización
Centralización
Es la
concentración o reservación de autoridad, desarrollada de manera sistemática y
consistente, en un determinado nivel jerárquico, con la finalidad de reunir en
una sola persona o determinado puesto, el poder de tomar decisiones y coordinar
las acciones orientadas a un determinado objetivo o a los objetivos de la
organización, dentro de su respectiva área de acción
Descentralización
Para este
caso se refiere al esfuerzo desarrollado de manera sistemática, de delegar a
los niveles más bajos de la organización todo el poder, desarrollando la que
solo puede ser ejercida de los puntos centrales
Se puede delegar muchas funciones, pero lo que
no se puede delegar es la responsabilidad sobre las acciones y los resultados
Tramo de control
Se refiere al
número de trabajadores que un Gerente puede dirigir de manera eficaz
y eficiente
Los tramos de
control reducidos, permiten que un Gerente pueda mantener un control estricto
Ejemplos de
Radio de Control: en la Oficina de seis a ocho empleados bajo un mismo Jefe
En la Planta el
Radio de Control es de 30 a 35 Obreros que un Supervisor puede administrar con
eficiencia
MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Constituyen las herramientas de Control Interno, con que
cuentan Las organizaciones ó Empresas para facilitar el desarrollo de sus funciones
administrativas y operativas
Entre los cuales están: Manual de
Organización, Políticas, Procedimientos, Descripción de Puestos, Bienvenida, Producción,
Compras, Finanzas, Créditos y Cobros, Otros
Son
fundamentalmente instrumentos de comunicación
Si bien existen
distintos tipos de manuales podemos definirlos como un cuerpo sistemático, que
contiene:
La descripción
de las actividades o funciones que deben ser desarrolladas por los
Miembros de la organización
Los
procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas
La Autoridad y
Responsabilidad otorgada a la alta Dirección
Son la sumatoria
de la totalidad de las funciones y procedimientos que se desarrollan en una
organización
Registran a manera de inventario las prácticas
reconocidas dentro de la organización y son fuente de consulta
La gestión
administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones
o criterios subjetivos del funcionario ó Gerente, sino regidas por normas que
mantienen continuidad a través del tiempo
Clarifican la acción
a seguir y las responsabilidades a asumir en aquellas situaciones en las que
puedan surgir dudas respecto al área que debe actuar o a la decisión a tomar
Mantienen
homogeneidad en cuanto a la gestión administrativa impidiendo la excusa del
desconocimiento
Son un elemento
cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el correr del tiempo al incorporarse
en la cultura de la organización a través de su evolución administrativa
Facilitan el
control por parte de los Gerentes, Jefes y supervisores de las funciones
delegadas al existir un instrumento que define con exactitud cuales son los
actos delegados
Facilita la capacitación
del personal al existir compendiados los reglamentos internos de la
organización
Resuelven conflictos
al dirimir problemas de jurisdicción, superposición de funciones o
responsabilidades
Ayudan a la planificación,
coordinación y control de la empresa al tener claramente determinados los
objetivos y las responsabilidades para cumplirlos
Economizan
tiempo al brindar soluciones a situaciones que antes debían ser analizadas,
evaluadas v resueltas en cada caso
Ubican la
participación de cada componente de la organización en el lugar que le
corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales
DESVENTAJAS
Costo: Existe un
costo de redacción y confección que indudablemente debe afrontarse
Actualización:
Exige una constante actualización, dado que la pérdida de vigencia de su
contenido, acarrea su total inutilidad
TIPOS DE
MANUALES
Los Manuales
tienen por objeto el decirle a cada jefe por escrito lo que se espera de él, en
materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e
interrelaciones dentro y fuera de La empresa
Los Manuales
deben distribuirse completos a todos lo jefes, ya que sirven a las
comunicaciones entre todos y cada uno de ellos
Entre los
Manuales Administrativos están:
Manual de
Organización, Políticas, Procedimientos, Descripción de Puestos, Bienvenida, Producción, Compras,
Finanzas, Créditos y Cobros, Otros
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Describe la
Estructura Organizativa y Formal de la Empresa, debe contener:
Misiones:
enunciación sintética del objetivo que persigue en área de la Organización
Funciones
Básicas
Autoridad:
Gerente, Jefe y sub-alternos
Responsabilidad
Características
y
Especificaciones de la Posición
MANUAL DE
ORGANIZACIÓN PARA LA POSICIÓN:
GERENTE DE ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MISIÓN:
Formular políticas
y planes referidos a la estructura y acción administrativa de la Empresa
Desarrollar e
implementar mecanismos de control sobre actividades de la Empresa
Elaborar y
analizar información contable para evaluar los resultados operativos de la
Empresa
FUNCIONES:
Custodiar el patrimonio
de la empresa, a través de la registración correcta y en tiempo de
transacciones que afecten el activo y pasivo, conforme a exigencias
legales
Mantener
adecuados registros de los inventarios en cuanto a existencias y su
valorización, conforme a métodos y usuarios y reconocidos
Proteger a la
empresa en lo referente al manejo del flujo de fondos y mantener el equilibrio
financiero
Vigilar
el cumplimiento de obligaciones de terceros hacia la empresa y de la empresa
hacia terceros
Vigilar el
cumplimiento de las normas y procedimientos vigentes en la organización
Velar por la
adecuada registración de los costos de producción, administración u de comercialización
Asegurar que a
través de la información que surja de los estados contables y financieros
puedan decidirse acciones correctivas
AUTORIDAD:
Ejerce supervisión directa sobre el
Jefe del Departamento de Contaduría General y sobre el Jefe del Departamento de
Tesorería General, e indirectamente sobre los Jefes de las Secciones de: Teneduría
de Libros, Caja y Bancos, Cuentas Corrientes a Cobrar y a Pagar, Costos, Contabilidad
Presupuestaria, Activos Fijos, Contabilidad de Depósitos, Liquidación de
Sueldos y Jornales, Impuestos y Seguros
Características
de la Posición:
Información que
se Emite:
Estados
Contables periódicos y de Fin de Ejercicio (Balance General), Conciliación de Ingresos
y Egresos de Fondos
Resúmenes de Cuenta de Clientes y de Proveedores,
Liquidación y declaraciones juradas de Impuestos y de Cargas Sociales,
………………………
Información que se Recibe:
Facturas de
Proveedores de Bienes y Servicios, Resumen de horas trabajadas, Ordenes de
Compra emitidas, Partes de Recepción de Materias Primas y Materiales, Presupuestos
tentativos formulados por otros sectores, Resumen de Cuentas Bancarias, ……………
Información que
se Registra:
Asientos y
minutas contables, Imputaciones Contables, Registros de Ley (libros
rubricados), Sub-diarios Auxiliares, Registros de Activo Fijo (Bienes de Uso),
……………
Especificaciones
de la posición:
Titulo
Profesional:
Contador Público
o Licenciado en Administración, con capacidad adicional en impuestos, procesamiento
de datos, seguros, administración financiera
Aptitudes
Personales:
Organizador y
Metódico, Capacidad de Análisis, Responsabilidad en el Control, otras
FECHA DE
APROBACIÓN VIGENCIA REVISIÓN
UNIDAD III
DISEÑO DE
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTOS
MÁS UTILIZADOS EN UNA EMPRESA
Caja Chica
Solicitud de
Papelería
Solicitud de despacho
Solicitud de Materiales
Solicitud de Activo Fijo
Solicitud de Permiso
Solicitud de Cheque
Solicitud de Productos
Solicitud de Recursos Humanos
6
Solicitud de Compras
Manual de
Procedimientos
Describe en
detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en
orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la
organización compatibles con dichos procedimientos
La estructura de
un Manual de Procesos y Procedimientos debe contemplar:
Carátula de
Presentación: indicando Tema, Nº de Procedimiento ó Proceso Vigencia, Áreas
afectadas y Analista Actuante
Objetivos y
Alcance
Instrucciones
acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de actualización
Flujograma: de Proceso y Procedimiento,
representación gráfica que describe en forma clara y lógica los sistemas
administrativos y Productivos, Se utilizan columnas para representar las áreas
involucradas (IRAM: 34503) , Grupos de Símbolos para la representación gráfica
(IRAM 34501)
Descripción de
los Procedimientos
Formularios: Modelos
e instructivos sobre su contenido
Glosario
Índice Temático
Fecha de
Emisión, Vigencia, Reemplazo y Revisión
Ejemplo de un
Procedimiento: “PROCEDIMIENTO DE COMPRAS”
Cada vez que los Deptos
de la empresa
compren bienes y servicios para sus operaciones deberán hacerlo por medio del
área de Compras, quienes harán el siguiente Procedimiento
Elaborar Solicitud
de Compra
Cotizar
Productos ó Servicios
Cuadro
Comparativo de cotizaciones
Seleccionar al
Proveedor
MANUAL DE
POLÍTICAS
Documento que
incluye, las guías para la toma de decisiones por parte de la alta
Gerencia en la empresa
Ejemplo de una
Política
Política de
Ventas: “TODO CLIENTE QUE COMPRE DE 100 PRODUCTOS EN ADELANTE SE LE DARÁ EL 10%
DE DESCUENTO”
Manual del
Empleado ó Manual de Bienvenida
Contiene los objetivos de la empresa,
actividades que desarrolla, situación en el mercado, planes de incentivación, programación
de la carrera, derechos y obligaciones, etc
Todo debe ser explicado al nuevo Trabajador;
así como presentarlo con sus compañeros y Jefes, recorrido por instalaciones
Su contenido
debe responder a la siguiente estructura:
Datos de la
Empresa
Rubro
Ámbito de
Actividad
Objetivos
Organización
Nombre
Directivos
Sucursales
Cantidad de
Empleados
Equipamiento
Personal: Desarrollo de la Carrera
Incentivos
Convenio
Colectivo
Caja a la que
Aporta
Obra Social
Beneficios
Derechos
Obligaciones
Manual de
Descripción de Puestos de Trabajo
Describe en
forma detallada y por escrito las Funciones y Especificaciones del Puesto de
Trabajo
El Manual debe
contener los Puestos de Trabajo de las diferentes Áreas, Departamentos ó
Secciones de la Empresa
Su contenido
debe responder a la siguiente estructura:
Objetivos
Justificación
Introducción
Funciones :
General y Específicas
Descripción
Puesto, Área y
Sección
Dependencia
Funciones
Requisitos del
Puesto
Responsabilidad
TERMINOLOGÍA A
UTILIZAR EN EL MANUAL DE PUESTOS
FUNCIONES
Tareas
realizadas por un Subalterno en un Puesto de Trabajo
ACTIVIDADES
Cantidad de
trabajo específico, realizado por un subalterno; para realizar una o varías
funciones
PUESTO
Es la Unidad
Impersonal, donde se realizan las Funciones de un Puesto de Trabajo
TRABAJO
Actividad Humana
física ó Mental que realiza un Trabajador ó Empleado y que a cambio recibe una
remuneración
AUTORIDAD Y
MANDO
Derecho de una
persona de exigir a otra el cumplimiento de sus Funciones
Generalmente se aplica en la relación Jefe con
Sub alterno
COMITES
GERENCIALES
Están
constituidos por la Alta Dirección de Organización o Empresa y son los
responsables de la TOMA DE DECISIONES, “SON LLAMADOS LOS TANQUES DE PENSAMIENTO
DE LA EMPRESA” para llevar adelante las operaciones Administrativas y
Operativas necesarias en la En la empresa
Estos COMITES están
formados por personas con alto grado de capacidad y conocimiento en la Administración
Así, tenemos Comités Gerenciales,
Departamentales y Seccionales
AREA No
III
“DISEÑO DE
PROCESOS PRODUCTIVOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS”
Manual de
Procedimientos
“ “
de Políticas
“ “
Puestos y Funciones
“ “
Bienvenida
“ “
Compras
Flujo grama de
Procesos
“
“ de Procedimientos
Simbología para
Diagrama de Proceso y Procedimiento
Casos Prácticos
Técnicas
Administrativas Modernas
“Just in Time”, “Calidad Total”,
Manual de
Procedimientos
Describe en
detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en
orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la
organización compatibles con dichos procedimientos
La estructura de
un Manual de Procesos y Procedimientos debe contemplar:
Carátula de
Presentación: indicando Tema, Nº de Procedimiento ó Proceso Vigencia, Áreas
afectadas y Analista Actuante
Objetivos y
Alcance
Instrucciones
acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de actualización
Flujograma: de Proceso y Procedimiento,
representación gráfica que describe en forma clara y lógica los sistemas
administrativos y Productivos, Se utilizan columnas para representar las áreas
involucradas (IRAM: 34503) , Grupos de Símbolos para la representación gráfica
(IRAM 34501)
Descripción de
los Procedimientos
Formularios: Modelos
e instructivos sobre su contenido
Glosario
Índice Temático
Fecha de
Emisión, Vigencia, Reemplazo y Revisión
Ejemplo de un
Procedimiento:
“PROCEDIMIENTO DE COMPRAS”
Cada vez que los Deptos
de la empresa
compren bienes y servicios para sus operaciones deberán hacerlo por medio del
área de Compras, quienes harán el siguiente Procedimiento
Elaborar Solicitud
de Compra
Cotizar
Productos ó Servicios
Cuadro
Comparativo de cotizaciones
Seleccionar al
Proveedor
Hacer pedido y
pagar mercadería ó Servicio
Manual del
Empleado ó Manual de Bienvenida
Contiene los objetivos de la
empresa, actividades que desarrolla, situación en el mercado, planes de
incentivación, programación de la carrera, derechos y obligaciones, etc
Todo debe ser
explicado al nuevo Trabajador; así como presentarlo con sus compañeros y Jefes,
recorrido por instalaciones
Su contenido
debe responder a la siguiente estructura:
Datos de la
Empresa
Rubro
Ámbito de
Actividad
Objetivos
Organización
Nombre
Directivos
Sucursales
Cantidad de
Empleados
Equipamiento
Personal:
Desarrollo de la
Carrera
Incentivos
Convenio
Colectivo
Caja a la que
Aporta
Obra Social
Beneficios
Derechos
Obligaciones
MANUAL DE
POLÍTICAS
Documento que
incluye, las guías para la toma de decisiones por parte de la alta
Gerencia en la empresa para el logro de
Metas y Objetivos
Ejemplo de una
Política
Política de
Ventas: “TODO CLIENTE QUE COMPRE DE 100 PRODUCTOS EN ADELANTE SE LE DARÁ EL 10%
DE DESCUENTO”
Manual de
Descripción de Puestos de Trabajo
Describe en
forma detallada y por escrito las Funciones y Especificaciones del Puesto de
Trabajo
El Manual debe
contener los Puestos de Trabajo de las diferentes Áreas, Departamentos ó
Secciones de la Empresa
Su contenido
debe responder a la siguiente estructura:
Objetivos
Justificación
Introducción
Funciones :
General y Específicas
Descripción
Puesto, Área y
Sección
Dependencia
Funciones
Requisitos del
Puesto
Responsabilidadad
DESCRIPCION DE
PUESTOS
Es el detalle
por escrito de las funciones de un puesto de trabajo
MANUAL DE
DESCRIPCION DE PUESTOS
Es el documento que debe contener las
funciones que se realizan en cada Puesto de Trabajo, por área, Depto
y Sección
TERMINOLOGIA
TERMINOLOGÍA A
UTILIZAR EN EL MANUAL DE PUESTOS
FUNCIONES
Tareas
realizadas por un Subalterno en un Puesto de Trabajo
ACTIVIDADES
Cantidad de
trabajo específico, realizado por un subalterno; para realizar una o varías
funciones
PUESTO
Es la Unidad
Impersonal, donde se realizan las Funciones de un Puesto de Trabajo
TRABAJO
Actividad Humana
física ó Mental que realiza un Trabajador ó Empleado y que a cambio recibe una
remuneración
AUTORIDAD Y
MANDO
Derecho de una
persona de exigir a otra el cumplimiento de sus Funciones
Generalmente se aplica en la relación Jefe con
Sub alterno
UNIVERSIDAD
NUEVA SAN SALVADOR (UNSSA)
DESCRIPCIÓN DE
PUESTOS
|
Puesto:
CONTADOR
|
Área ó
Sección:
CONTABLE
|
Pág
No
1
|
||||
|
Jefe
Inmediato:
GERENTE
FINANCIERO
|
Supervisa a:
AUXILIARES
|
|||||
|
Función
General: REALIZAR EL REGISTRO DE TODAS LAS OPERACIONES FINANCIERAS Y
CONTABLES EFECTUADAS EN LA INSTITUCIÓN ACADÉMICA
|
||||||
|
No
|
FUNCIONES
ESPECÍFICAS
|
|||||
|
1
|
Registro de
las transacciones diarias realizadas
|
|||||
|
2
|
Supervisar
trabajo de personal bajo su cargo
|
|||||
|
3
|
Revisar y
verificar los cheques elaborados
|
|||||
|
4
|
Presentar
Estados Financieros Mensuales de la Universidad
|
|||||
|
5
|
Revisar
Conciliaciones Bancarias
|
|||||
|
6
|
Revisión de
Planillas AFP´S, ISSS, Otros pagos
|
|||||
|
7
|
Controlar los
Ingresos y Gastos de la Institución
|
|||||
|
8
|
Realizar los
Pagos Legales de Hacienda y Alcaldías
|
|||||
|
9
|
Llevar Libros
Contables al día y Actualizados
|
|||||
|
10
|
Otras
funciones no especificadas
|
|||||
|
Requisitos del
Puesto:
Experiencia: 1
a 3 años en puestos similares
Educación: Lic
En Admón
ó Contaduría Pública
Habilidades:
Conocimientos sobre aspectos Legales y tributarios, manejo de Personal,
Equipo Informático y otros
|
||||||
|
Fecha:
28-09-12
|
Elaborado por:
Lic
Jesús Manuel Amaya
|
Aprobado por:
Vice-Rectoría
Financiera
|
Fecha de Revisión:
28-09- 2013
|
|||
UNIVERSIDAD NUEVA
SAN SALVADOR
UNSSA
DISTRIBUCIÓN DE
ESPACIO EN PLANTA
24-
11- 2014
-
Definición
Consiste en
seleccionar el arreglo más eficiente, de las instalaciones físicas de la
empresa u Organización
Importancia
Es importante
porque reduce los Costos en Dinero por el uso adecuado de las instalaciones;
debido a su importancia deben considerarse los aspectos siguientes:
Los efectos de
los costos de manejo y Mantenimiento
Los efectos en el ánimo del empleado
La Inversión de
capital de la empresa y su rentabilidad
Efecto en la
administración de las instalaciones
Efecto en la
capacidad instalada, para el cambio y satisfacción de necesidades futuras
FINES DE LA
DISTRIBUCIÓN DE ESPACIO EN PLANTA
Minimizar
retrocesos
, demoras y
manejos
Conservar la
flexibilidad
Utilizar con
eficiencia la Mano de Obra y el Espacio
Estimular el
ánimo del empleado
Facilitar el
Mantenimiento
PASOS PARA LA
DISTRIBUCIÓN DE ESPACIO EN PLANTA
Objetivo de la
instalación y su diseño
Especificar
actividades primarias
Determinar
actividades de espacio
Generas
distribución de alternativas
Evaluar
distribución de alternativas
Poner en
práctica la Distribución de Espacio en Planta
TIPOS DE
DIAGRAMAS EN DISTRIBUCIÓN DE ESPACIO EN PLANTA
Los tipos de
Distribución de Espacio en Planta más usados son:
Diagrama de
Operaciones
(Donde: M
P
y Materiales entran al Proceso)
Diagrama de
Procesos
(Hay Operaciones e Inspecciones)
Diagrama de
Flujo de Recorrido
(Líneas continuas de Producción)
Diagrama
Hombre-Máquina
(Relación de Producción)
CLASES DE
DISTRIBUCIÓN DE ESPACIO EN PLANTA
Por Producto
Estático
Este no puede ser movido en su lugar de
fábrica
Por Procesos
Obreros, máquinas y servicios son agrupados
Por Producto
Es la Producción en serie ó cadena, aquí
Obreros, Máquinas, M
P
Y Materiales, son ubicados en la línea de
Producción
IMAGEN GRAFICA
DE DISTRIBUCION DE ESPACIO EN PLANTA
TALLER
INDUSTRIAL
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