Consejos útiles sobre correos electrónicos (“e-mail”) Para Abogados y Profecionales

Consejos útiles sobre correos electrónicos (“e-mail”) Para Abogados y Profecionales

Los correos electrónicos son una herramienta indispensable para los profesionales del Derecho de hoy. La inmensa mayoría de los abogados ya utilizan el correo electrónico en el trabajo para la correspondencia rutinaria, darle seguimiento a sus casos e intercambiar alegatos, memorandos y mociones, entre otros escritos. Más recientemente, se ha extendido su uso para las gestiones de cobro a los clientes, mercadeo y radicación electrónica.

Mientras que obtener un correo electrónico es sumamente sencillo en estos tiempos, procurar una dirección que te proyecte profesionalmente requiere algo más de tiempo y planificación.  A continuación, algunos consejos útiles para asistirte en este ejercicio:

• Mantén separadas tus cuentas de correo electrónico de tu práctica de las personales. Son muchas las razones por las cuales ésta es una buena idea: reservar una cuenta separada para la práctica ayuda a controlar los mensajes chatarra (“junk mail” o “spam”) en el trabajo, hace más sencilla la creación de récords, disminuye la posibilidad de perder de vista mensajes importantes y evita que tengas que proveer tu correo electrónico personal a terceras personas,

• Utilizar tu nombre completo o el del bufete (por ejemplo: orlando.ortiz@ortizlaw.com) luce mucho más profesional que estrambotico66@yahoo.com,

• Evita en lo posible los servicios gratuitos, tales como: Gmail, Yahoo! y Hotmail.  Aunque son excelentes opciones para cuentas personales, tienden a lucir poco profesionales, especialmente, si te incluyen anuncios al final de tus mensajes,

• Utilice su propio dominio.  Si ya cuentas con tu propia página cibernética, es muy probable que tu “web host” ofrezca la opción de crear cuentas de correo electrónico en el mismo dominio como parte de su servicio.  Si aun no tienes un nombre de dominio (“domain name”), considera obtener uno: son a precios accesibles y ofrecen cuentas de correo gratuitas,

• Piense en el mantenimiento de sus récords.  La mayoría de los programas para la administración de oficinas legales (“law practice management software”) integran el manejo de los correos electrónicos junto con otros documentos generados en la práctica, y

• Dele el seguimiento adecuado a sus mensajes. Estudios recientes revelan que el usuario promedio espera una respuesta a su mansaje dentro de las primeras 24 horas.  Por lo tanto, verifique sus mensajes, al menos, una vez al día y conteste los mismos, a más tardar, al día siguiente, aunque sea para acusar recibo del mensaje y decir que le responderá en detalle más adelante.