Importancia de la Comunicación en las Organizaciones

Una buena comunicación es esencial para la eficacia de cualquier grupo u organización, en cambio la mala comunicación es probablemente  la causa más citada de conflictos entre personas. Stephen P. Robbins define la  comunicación como la transferencia y comprensión de significados. Cualquier idea, por buena que sea, es estéril hasta que se transmite y los demás la comprenden. La comunicación perfecta, se daría cuando un concepto  o idea se transmitiera  en forma tal que la imagen mental del receptor  fuese exactamente la misma que concibió el emisor.

Funciones de la Comunicación

La comunicación cumple cuatro funciones principales en un grupo u organización: control, motivación, expresión emocional e información. La comunicación es eficaz  para controlar la conducta de los miembros al fomentar la motivación. La misma proporciona un escape para la expresión emocional de sentimientos y de satisfacción de necesidades sociales que facilita la toma de decisiones.

Proceso de la Comunicación

Para que haya comunicación se necesita una intención, manifestada como un mensaje que va a transmitirse. Va de un origen (el emisor) a un receptor. El mensaje se codifica (se convierte en una forma simbólica) y se transmite por obra de algún medio (canal) al receptor, quien retraduce (decodifica) el mensaje enviado por el emisor. El resultado es una transferencia de significados de una persona a otra. El proceso de comunicación está compuesto por siete partes: La fuente de la comunicación, codificación, mensaje, canal, decodificación, receptor y retroalimentación.

Dirección de la Comunicación
La comunicación puede fluir en un sentido vertical u horizontal. El sentido vertical además puede tener dos direcciones: descendente y ascendente.

La comunicación Descendente pasa de un nivel  de un grupo  a un nivel inferior, gerentes y jefes de grupo se comunica de esta manera para asignar metas, dar instrucciones de trabajo,   señalar problemas que requiere atención y ofrecer retroalimentación sobre el desempeño. La Comunicación Ascendente se dirige a un nivel superior, este mantiene a los administradores al tanto  de las opiniones que tienen los empleados sobre su trabajo, los compañeros y la organización en general, algunos ejemplos son los informes de desempeño preparado por la gerencia de primera línea para que los revise la gerencia media y la dirección, las urnas de sugerencia y las encuentas de actitudes de los empleados etc. Cuando la comunicación tiene lugar entre los integrantes del mismo grupo de trabajo, entre miembros de grupo al mismo nivel, entre gerentes del mismo nivel o entre personal del mismo rango, nos referimos a la Comunicación Horizontal esta ahorra tiempo  y facilita la coordinación.
La comunicación Interpersonal
Está formada por la comunicación Oral, Escrita, y No Verbal. La Comunicación Oral: es el principal medio de transmitir mensajes, discursos, encuentros formales entre dos personas y discusión en grupo, su ventaja es  la velocidad y la retroalimentación. La principal desventaja de esta comunicación es que cuantas más personas deban transmitir el mensaje mayor es la posibilidad de que se distorsione. Comunicación Escrita: está formada por memorandos, cartas, correo electrónico, transmisiones de fax, publicaciones de las organizaciones, y cualquier otro medio de transmitir por escrito palabras o símbolos, la comunicación escrita esta más meditada, es más lógica y clara. Comunicación No Verbal: se define con una mirada, la entonación o el énfasis que damos a las palabras, una sonrisa, un pliegue de seño,  y  un movimiento provocativo del cuerpo comunica un significado.

La Comunicación Organizacional
Las redes formales de los grupos están compuestas por la cadena que sigue rígidamente la línea formal de mando, y la rueda que tiene una figura central que funge como el conducto para la comunicación de todo el grupo. La Red multicanal permite a todos los miembros del grupo comunicarse uno con otro. El sistema formal no es la única red de comunicaciones en un grupo u organización pues también hay una informal llamada rumores. Otro tipo de comunicaciones que fortalecen y se enriquecen mediante la tecnología son: correo electrónico, enlaces de, videoconferencia, intranet y extranet. La cantidad de información que puede transmitirse en un episodio de comunicación es lo que se conoce como riqueza del canal.

Barreras de Comunicación Eficaz
Las barreras más comunes que distorsionan la comunicación por son: el filtrado, la percepción selectiva y la sobrecarga de información. Es razonable concluir que una de las fuerzas que más entorpecen el desarrollo exitoso de los grupos es la falta de comunicación.

FUENTE BICLIOGRAFICA
COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL
STEPHEN P. ROBBINS
DECIMA EDICION
PEARSON /PRENTICE HALL